Meetup Francophone : la genèse

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Du 21 au 23 juin 2013, les bureaux de Paris ont accueilli l’événement de l’année, que dis-je, du siècle : le premier Meetup (rassemblement) Francophone réunissant à la fois la France, la Belgique, mais aussi les pays d’Afrique, Québec, etc.

Il m’a fallu six mois pour l’organiser (après en avoir rêvé pendant encore plus longtemps), mais quel bonheur !

Avant que je vous décrire comment s’est passé ce week-end, j’ai promis à William de faire un billet relatant les différentes étapes de l’organisation de ce rassemblement. Afin que cette expérience puisse resservir et que d’autres meetup du genre puissent avoir lieu de par le monde.

A noter qu’il y a eu quelques mois auparavant un Meetup réunissant la communauté hispanophone. Mais j’ignorais que ce rassemblement allait avoir lieu lorsque j’ai commencé cette aventure.

  1. Pourquoi ce meetup ?

La communauté francophone n’a eu de cesse de s’agrandir ces derniers mois  :  elle  voit  toujours  plus  de  nouveaux  membres,  ainsi  que  de nouveaux pays. Le fait de partager la même langue facilite les échanges et le  partage  de  connaissances.  Malgré  tout,  rien  n’est  simple  avec  la distance  et  le  décalage  horaire.  Voilà  pourquoi  cet  événement  me semblait essentiel pour que nous fassions plus ample connaissance, et que nous avancions dans la même direction. Pour que nous échangions encore plus de connaissances et d’informations.

A mes yeux, l’objectif de ce week-end était simple : nous devions tous en repartir en étant capable, à notre tour, de faire des conférences sur les différents outils et objectifs de Mozilla ainsi que de pouvoir répondre aux différentes questions de nos communautés locales respectives.

Ce week-end serait donc placé sous le signe de l’apprentissage et de la transmission.

Très vite, et pour mon plus grand bonheur, j’ai reçu des encouragements de William (Quiviger) et de Brian (King) pour mettre sur pieds cet événement. J’ai également pu compter, au fur et à mesure de l’avancée de ce projet, sur leur soutien plein et entier. Je ne les en remercierai jamais assez !

2. Établir un budget

Ce fut la partie la plus difficile de l’organisation. Même si j’étais certaine de l’importance de ce week-end, j’avais de vrais scrupules à demander de l’argent à Mozilla. J’ai donc cherché à faire un maximum d’économies. Mon objectif ? Faire venir le plus possible de personnes pour un moindre coût.

Il y a des postes de dépenses où je savais ne pouvoir faire grand-chose. Le plus important de tous : les transports ! L’avion, cela coûte cher, et on n’y peut malheureusement rien. Cependant, je me suis dépêchée d’envoyer mon budget afin de prendre les billets le plus tôt possible, et donc au meilleur prix.

Deux soucis à ce niveau :

– Le délai de validation de mon budget (un mois environ) par le programme Reps fait que les prix ont grimpé entretemps. William m’a ensuite proposé de passer par une centrale de réservation des billets, ce qui m’a considérablement simplifié la vie. Mais cela a pris un peu de temps également.

– En suite, le plus gros soucis, à mon sens, est venu des contributeurs invités😀 En effet, certains ont vraiment mis du temps à contacter la centrale de réservation. Et pendant ce temps, je voyais les prix grimper, grimper, grimper…

Conclusion ? Si c’était à refaire je donnerais une date limite. Et tant pis pour ceux qui ne répondraient pas dans les temps. Parce qu’à mon sens, il faut vraiment avoir conscience que l’argent que Mozilla met dans nos événements est un cadeau dont il ne faut pas abuser. Et chaque euro que l’on prend en plus est un euro en moins pour une autre communauté, un autre évènement.

Cela étant, j’avais anticipé dans mon budget les surcouts liés à l’avion, je les avais même détaillé avec les prix avant le 1er mars et après. J’avais prévu des postes de dépense sur lesquels rogner par la suite.

Alors comment faire des économies ?

– J’ai décidé de réserver l’hôtel essentiellement pour ceux qui avaient besoin d’un visa. Puisque l’hôtel était pour eux une condition sine qua non pour pouvoir venir. Pour les autres, j’ai établi un liste de personnes sur Paris pouvant les accueillir. J’ai demandé à tous les participants non étrangers de ne pas hésiter à demander à leurs amis parisiens de les héberger. Après tout, nous étions d’abord là pour nous voir, pas pour dormir🙂

J’ai ainsi pu limiter le nombre de chambres d’hôtel à 12 chambres doubles. 24 personnes sur les quelque 70 invitées.

– Autre poste de dépense habituellement élevé : la nourriture ! Pour limiter, j’ai pris une décision radicale : pas de restaurant ! J’ai donc prévu dans le budget de commander des pizzas, et surtout, d’aller au supermarché acheter des produits que je cuisinerais ensuite afin de faire un buffet (je sais, je suis folle, mais ça a marché ! Et puis j’ai eu de l’aide : des découpeurs de tomates super doués !).

– Le choix de Paris, paradoxalement, était aussi un moyen de faire des économies : pour le moment, c’est la ville où nous sommes le plus nombreux dans la communauté francophone. Il y aurait donc moins de personnes à déplacer, et plus de personnes pouvant aider sur place à l’organisation. Et puis nous allions avoir les bureaux ! Impossible de trouver plus bel endroit (même si à l’époque  je n’imaginais pas que ce serait si beau), et surtout, moins cher : pas de location de salle à payer ! Voici qui allait me permettre de diminuer mon budget.

Ensuite, pour ne pas avoir de mauvaise surprise, j’ai essayé de détailler au maximum ce budget : depuis la boisson, jusqu’aux tickets de métro, en passant par les t-shirts que nous produirions sur place. Pourquoi sur place ? Là encore, pour faire des économies (pas de frais de port !), et pour s’assurer que nous les recevrions à temps car lors du hackathon Firefox OS de janvier, la plupart des t-shirts étaient arrivés deux semaines après l’événement.

3. La liste des invités

Avant de pouvoir soumettre mon budget, il me restait le plus difficile : la liste des invités. C’est ce que je déteste le plus. Car évidemment, on aimerait pouvoir inviter tout le monde, tous les contributeurs qui ont croisé votre chemin, qui ont montré de l’intérêt pour Mozilla. Mais bon. Ce n’est évidemment pas possible.

Il fallait évidemment inviter tous les Reps de tous les pays francophones. Mais pas seulement : certains nouveaux membres ont besoin d’être encouragés, ou d’être aidés dans leurs premiers pas. Quelle meilleure occasion que ce meetup ?! Chaque leader de chaque pays a donc participé à l’élaboration de cette liste qui concentre au final les plus actifs, ou les plus enthousiastes. Nous avons identifié les contributeurs qui assurerait ensuite un rôle de transmission une fois de retour dans leur communauté locale.

Au final, nous avons élaboré une liste d’une centaine de personnes, employés compris (mais ils ne comptaient pas dans le budget, à eux de voir avec leurs managers respectifs, sachant que l’extrême majorité était déjà sur Paris). Nous serons au final environ 80 lors de l’événement.

C’est sur la base de cette liste que j’ai créé enfin la page Reps de l’événement, et que j’y ai joint mon budget définitif et détaillé. Je n’ai jamais plus retouché à ce budget, me fixant comme objectif de ne pas le dépasser. Objectif atteint !

4. Les visas

Une fois mon budget approuvé, et bénéficiant de l’aide de la centrale de réservation pour les voyages de tout les invités, j’ai rédigé un mail d’invitation dans lequel j’expliquais d’ores et déjà l’objectif du week-end, et la marche à suivre. Ce premier mail fut suivi de deux mails de rappel, on n’est jamais trop prudent !🙂

Je pouvais alors me consacrer à ce que je redoutais le plus : les visas ! Mon angoisse était de revivre ce que j’avais vu aux Mozcamp de Berlin ou de Varsovie, c’est à dire des pays non représentés, des contributeurs bloqués dans leur pays parce qu’ils n’avaient pas réussi à obtenir leur visa.

Concernant les visas, j’ai pu profiter de l’expérience de William et de son aide précieuse. Il m’a expliqué la marche à suivre, et ensemble nous avons rédigé un document d’invitation pour chacun des contributeurs qui en avaient besoin.

Il me fallait ensuite une attestation de l’hôtel. Simple me diriez-vous ? C’est ce que je pensais aussi ! Mais disons que la personne qui était chargée de cette attestation y a mis pas mal de mauvaise volonté. Après les coups de fil insistants, il m’a fallu me déplacer par deux fois, avec Vivien, à l’hôtel pour lui mettre la pression. Et quand finalement elle m’a envoyé le précieux document, elle avait oublié de le signer, et il y avait des fautes d’orthographe ! J’ai donc dû me déplacer à nouveau. Trois semaines de perdues en tractations.

Il y a ensuite tous ces coups de fil passés à certains consulats, pour avoir des informations, s’assurer que le dossier va être traité à temps. Les appels de certains consulats voulant s’assurer que nous sommes au courant de la venue de telle ou telle personne et que nous sommes bien liés à Mozilla.

Malgré tout, j’ai échoué pour Bacely de Côte d’Ivoire. J’ai beau avoir appelé le consulat, l’ambassade, envoyé des mails et des fax, toujours avec l’aide de William, rien n’y a fait : ils ont maintenu son rendez-vous en août pour un événement se déroulant en juin. De son côté, Bacely a vraiment tout essayé, lui qui était le premier à envoyer ses documents pour l’avion, le premier à répondre au pad, à participer à l’organisation… Il sera finalement resté à Abidjan. C’est triste et scandaleux.

C’est tout aussi scandaleux pour Faten de Tunisie et pour Alassane du Sénégal à qui on a demandé un nombre de justificatifs invraisemblables. Eux aussi n’ont pu venir en France.

5. Le programme du meetup

Puisque ce meetup devait être celui de la transmission d’un maximum de connaissances, j’ai ensuite envoyé un mail à tous les invités, leur demandant de me faire des suggestions, de préciser leurs attentes, et d’éventuellement proposer une conférence ou un atelier dans un pad.

En fonction des demandes, je regardai si nous avions dans la communauté francophone quelqu’un qui puisse répondre à une attente en particulier. Employé ou contributeur. Je demandai ensuite à ladite personne si elle était disposée à faire une conférence et/ou un atelier.

Il y avait aussi des propositions spontanées qui ne répondaient pas à des attentes en particulier, mais dont je savais que le sujet allait ouvrir des horizons au public de la conférence ou de l’atelier.

Plus les gens allaient avoir de conférences, plus ils pourraient découvrir des outils et des sujets pour ensuite proposer des modes de contribution variés à leur communauté respective.

Lorsque nous avons atteint une quinzaine de conférences et autant d’ateliers, nous avons réfléchi à un planning avec Jérémie. Et c’est là que l’idée nous est venue : le samedi serait entièrement dédié à des conférences sur les outils de Mozilla, les moyens de contribuer, bref sur les thématiques susceptibles d’être source d’interrogations ou de contributions. Ces conférences auraient toutes lieu dans la grande salle, ne dureraient pas plus de 30 minutes questions comprises, et seraient filmées afin d’être ensuite isolées, sous-titrées, et mises en ligne sur le site de la communauté (ce qui est en train d’être fait ! Merci Padenot et FredB !). Le lendemain, dimanche, nous approfondirions les thèmes des conférences de la veille à travers des ateliers. Ces ateliers seraient ouverts à tout le monde ! Chacun pouvant aller et venir : passer la journée entière à se spécialiser, ou au contraire, opter pour plusieurs d’entre eux. Tout le monde devrait pouvoir ainsi repartir avec toutes les réponses à ses questions. Et reproduire les conférences ou ateliers au sein de sa communauté.

J’ai alors envoyé un mail aux animateurs des différentes conférences et ateliers, leur expliquant le but du week-end, et leur demandant de :

– préparer une page wiki de votre conférence ou atelier, et l’ajouter en bas de cette page : http://wiki.mozfr.org/Meetup_Mozfr_Paris

– faire des slides en français, facilement réutilisables par ceux qui assisteront ou participeront.

– se préparer à être filmés pendant leur conférence, et penser que ces vidéos seront également réutilisables. Il faut donc être précis, et le  plus didactique possible.

Ça, c’était pour le planning des journées. Il restait à prévoir celui des soirées.

Le vendredi soir, pas la peine de prévoir une activité particulière : tout le monde allait arriver de partout dans le monde et certains seraient sans doute fatigués. Aussi, puisque nous étions en France, il n’y avait plus qu’à opter pour un apéro dinatoire !

C’est alors que j’ai eu l’idée de demander à tout le monde d’apporter des spécialités de chez lui, afin d’organiser un grand buffet à l’image de notre diversité culturelle. Une rencontre culinaire en quelque sorte.

Et puis, le vendredi 21 juin étant la fête de la musique, je me doutais bien que les plus motivés auraient à cœur de se promener dans les rues de Paris au son de musiques variées et à tous les coins de rue. Une expérience unique.

Quant au samedi soir, j’avais prévu dans mon budget la location d’un bus. Car je connais la frustration que nous ressentons tous lors des Mozcamps où nous avons rarement le temps de découvrir la ville dans laquelle nous sommes. Ce bus permettrait ainsi de s’assurer  que tout le monde pourrait avoir un aperçu de Paris et de ses monuments.

Ensuite, nous ferions un grand pique-nique tous ensemble, à la bonne franquette, avec des ingrédients frais. Chacun pourrait composer sa salade, aucun ingrédient n’étant préalablement mélangé. Cela me permettait aussi de m’assurer que personne n’aurait de problème avec la nourriture en fonction de son régime alimentaire. Nous avions également prévu, avec Vivien, d’acheter de la viande halal.

Enfin, le dimanche soir, avant de nous quitter, je prévoyais de faire un quizz autour de ce qui aurait été dit pendant les deux jours. Un prétexte pour distribuer des petits cadeaux souvenirs de Paris, et une façon de valoriser les connaissances acquises.

6. Les Parisiens se préparent : les jours précédents l’événement

L’événement approchant, il fallait formaliser les derniers détails, s’assurer que nous n’avions rien oublié.

J’ai donc créé un PAD réservé aux Parisiens, ceux qui auraient le plus de facilités à aider à l’organisation. Aussi parce que je voulais faire plusieurs surprises aux contributeurs venus de loin.

Ensemble nous nous sommes donc répartis les rôles pour :

– Aller chercher les gens à l’aéroport

– Préparer la nourriture pour le pique-nique (cuire les pâtes, le riz, les œufs durs, couper les tomates, le fromage,  etc.)

– Organiser un espace destiné à faire des interviews de TOUTES les personnes présentes pendant le week-end. Interviews destinées ensuite à être mises en ligne sur notre site.

– Faire faire les t-shirts pour  l’événement

– S’assurer qu’il y aurait au moins toujours un photographe

– Faire la liste des lits / canapés disponibles.

William a une fois de plus été d’une aide précieuse lors de ce processus. Ainsi que Guillaume (alias Thegennok), Chahrawoods, Pandark, Jérémie (toujours lui !), Nical et Padenot. Merci à eux !

De mon côté, j’ai également préparé un document recensant le plus d’informations sur le meetup, et je l’ai envoyé à tout le monde quelques jours avant. Le voici : meetup_francophone

Et Pandark nous a fait un ultime cadeau, sur une idée de Flore : des badges pour l’événement.

Nous étions fin prêts : le meetup francophone pouvait commencer !

À propos de claristamozilla

Je m’appelle Clarista (enfin, c’est mon pseudo, vous l’aurez deviné), je suis une Madame Michu, copine de geek, et membre de la communauté Mozilla. Je suis Mozilla Reps pour la France, et membre de WoMoz. J’AIME la communauté, et ce qui me motive aujourd’hui c’est d’oeuvrer à tisser des liens entre les Mozilliens de différents pays. Et intégrer plus de M. Et Mme Michu, pour me sentir moins seule, et parce que je compte sur eux pour aider le Logiciel Libre à conquérir le monde :D

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